11 mẹo quản lý thời gian một cách hiệu quả

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cần thiết trong cuộc sống thời hiện đại. Một người không có khả năng quản lý thời gian có thể làm ảnh hưởng tới công sức và thời gian của nhiều người khác khi làm việc theo nhóm. Kỹ năng này chi phối trong khá nhiều lĩnh vực đòi hỏi việc chuẩn thời gian. Quản lý thời gian tốt không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức của bạn, đồng thời còn giảm thiểu tình trạng căng thẳng.

Sau đây xin giới thiệu với các bạn một số mẹo quản lý thời gian đã được đúc rút từ kinh nghiệm của nhiều chuyên gia trên thế giới.

1. Nắm vững được điều gì là quan trọng nhất. Cần xác định rõ các điểm quan trọng nhất của vị trí làm việc bởi sự nỗ lực sẽ tạo nên thành công. Nếu bạn không biết chắc chắn được các điểm quan trọng nhất, bạn có thể tự đặt các câu hỏi đại loại như “Cái gì có tác động lớn nhất đến các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng?” “Cần làm điều gì để tăng doanh số?”.

2. Ưu tiên thực hiện mọi việc theo danh sách “Các việc cần làm”. Nếu bạn đã nắm vững các điểm quan trọng của công việc, bạn nên lên danh sách “Các việc cần làm”. Bạn có thể sử dụng các chữ cái “A,” “B,” hoặc “C” bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng của từng việc đó. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày. Điều này cho phép bạn lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ các công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.

3. Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng. Những người quản lý thời gian không hiệu quả là những người thường làm việc theo cảm xúc. Trong khi đó, người quản lý thời gian hiệu quả thường làm việc dựa trên thói quen chứ không phải dựa trên cảm hứng. Phần lớn mọi người thường thích thực hiện các công việc dễ dàng và đơn giản khi bắt đầu một ngày làm việc như đọc email, scan tài liệu hoặc làm vệ sinh chỗ làm việc. Tuy nhiên, những người có phương pháp quản lý thời gian tốt lại thường thực hiện các công việc quan trọng trước tiên mà không dựa vào ý thích.

4. Lên kế hoạch cho các dự án quan trọng ở thời điểm thể lực sung mãn nhất. Bởi vào thời điểm đó, cả trí và lực của con người đều ở trạng thái tốt nhất, vì vậy họ có thể dự tính được đầy đủ các tình huống khi lập kế hoạch.

5. Học cách ủy thác công việc. Một người biết cách ủy thác công việc sẽ thường xuyên phải đối mặt với tình trạng căng thẳng, quá tải và khó có thể đạt được hiệu suất cao nhất. Điều này được minh chứng bằng trường hợp của một giám đốc kinh doanh khu vực Bắc Mỹ. Anh ấy là một giám đốc rất thành công, một phần trong thành công đó chính là sự ủy thác một phần việc không quan trọng cho người trợ lý giải quyết. Việc này cho phép anh ấy tập trung vào các công việc khác quan trọng hơn hoặc tạo dựng các mối quan hệ kinh doanh khác bên ngoài công ty.

6. Vứt bỏ hoặc sắp xếp lại các tài liệu không còn cần thiết. Điều này áp dụng cho các văn bản mà bạn chỉ sờ đến một lần. Cần xác định được tài liệu nào là quan trọng và loại bỏ các văn bản mà bạn không cần sử dụng trong tương lại. Nếu bạn vẫn muốn giữ các tài liệu đó, hãy dành ra 10 giây để sắp xếp chúng cho gọn ghẽ, thay vì phải mất tới 30 phút để tìm kiếm khi cần thiết.

 7. Nếu bạn thường làm việc bằng máy tính; hãy sử dụng các thư mục với màu sắc hoặc tên gọi khác nhau để phân định mức độ ưu tiên cho từng công việc. Ví dụ, thư mục có màu đỏ biểu thị các tệp tin hoặc dự án cần quan tâm nhất. Thư mục có màu vàng biểu thị các dự án hoặc ý tưởng mới; thư mục màu xanh cho biết đó là các vấn đề đang nghiên cứu. Dĩ nhiên việc này tùy thuộc theo sở thích của từng người chứ không bắt buộc.

8. Cần linh hoạt và thực tế. Một trong những cách để chiến thắng nỗi sợ hãi của bản thân là lên kế hoạch làm việc theo ngày hoặc tuần cho một khối lượng công việc hơi vượt quá. Tuy nhiên, cần phải xác định được là khi nào bạn có thể thực hiện các công việc quá sức của mình. Không nên lập các kế hoạch mà bạn không thể thực hiện được.

9. Lên lịch làm việc cho bản thân thật kỹ càng. Bạn cần lên lịch hẹn “làm việc cá nhân” mỗi ngày. Nếu một người nào đó muốn gặp gỡ bạn vào thời điểm đó, bạn có thể từ chối lịch hẹn đó : ” Xin lỗi, tôi đã có lịch hẹn rồi”. Cho dù bạn sử dụng thời gian đó để xem suy nghĩ hoặc thư giãn, đó vẫn được coi là một cách sử dụng thời gian hợp lý.

10. Cần đảm bảo rằng chương trình hỗ trợ lập kế hoạch điện tử không khiến bạn mất quá nhiều thời gian. Nhiều người quen sử dụng hệ thống lập kế hoạch điện tử bởi sự thuận tiện của nó, tuy nhiên, đôi khi họ mất quá nhiều thời gian cho việc nhập các thông tin vụn vặt vào chương trình thay vì chỉ cần viết chúng ra giấy.

11. Gửi e-mail phúc đáp nhanh. Đọc email và giải quyết ngay các vấn đề được đề cập tới trong các email đó. Nên loại bỏ thói quen đọc email rồi để chúng xếp đống trong thư mục Inbox. Bạn có thể tạo các thư mục để chứa các email phục vụ cho các mục đích khác nhau, đồng thời cũng tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm các email cần xem lại về sau này Xóa bỏ tất cả thư rác nếu bạn không đọc đến chúng.

Thời gian là một thứ vô giá và không chờ đợi một ai cả. Vì thế, quản lý thời gian một cách hiệu quả cho phép bạn đạt được hiệu suất làm việc cao nhất, đồng thời giảm thiểu được các tác động do các kế hoạch làm việc dầy đặc trong ngày.

Hy vọng rằng với một số mẹo nhỏ nói trên, các bạn có thể tự lên được cho mình một kế hoạch quản lý thời gian một cách hiệu quả trong công việc và đời sống thường ngày.

Theo Vietnamleader