Quản lý thời gian làm việc hiệu quả

Hãy thử tưởng tượng một nhân viên chúi mũi từ sáng đến chiều viết 3-4 cái tin hoặc biên tập 20-25 cái tin, có thể được chừng 50% chất lượng cao, nhưng một xếp giỏi không bao giờ “cưng” loại nhân viên chỉ cần cù như ông này.Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn. Chắc chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những công việc riêng.
Thay đổi thói quen bây giờ cũng chưa muộn. Và cũng chẳng khó khăn gì. Dưới đây là vài điểm để tham khảo

1. Làm việc một cách có tổ chức. Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng với hệ thống hồ sơ, tài liệu riêng khoa học, có lịch công tác chính cho cả khoảng thời gian dài với các công việc cụ thể hàng ngày , và đừng quên một cái… sọt rác ở bên cạnh. Có thể sử dụng một số chương trình trong máy tính để quản lý công việc, sành điệu một tý thì chơi PDA gắn theo người (điện thoại di động thì không ghi đủ). Dọn sạch bàn làm việc mỗi ngày bằng cách ghi lại các nhiệm vụ phải làm sắp tới (cùng các thông tin quan trọng) vào lịch biểu trong máy tính. Đánh dấu những công việc ưu tiên hoặc vứt bỏ những giấy tờ không cần dùng. Có thể ghi chú thêm thông tin trên những sticker nhỏ dán trước mặt nhưng nhớ là các mẩu giấy này ngoài việc khiến cho bàn làm việc trông không đẹp mắt còn có thể bị bay đi mất.

2. Lên kế hoạch trước. Để đến đầu giờ sáng mới lên kế hoạch trong ngày là quá muộn. Hãy sắp xếp việc thật cụ thể từ chiều hôm trước. Hãy tách riêng các công việc và xác định rõ việc nào nên làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước trong tuần này, việc nào có thể để lại. Đương nhiên, danh sách các công việc có thể thay đổi hàng ngày vì phát sinh thêm việc mới.

3. Xác định ưu tiên. Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên.

4. Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất. Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian không phải là “đỉnh” thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Cũng có người thấy họ chỉ viết lách hiệu quả trong không gian yên tĩnh vào lúc… nửa đêm. Cũng không phải thói quen xấu nhưng sẽ bất lợi vì nếu muốn hỏi han, điện thoại thì chỉ có cách chờ đến sáng hôm sau.

5. Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại. Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn thể.
Quản lý thời gian làm việc hiệu quả

6. Chia nhỏ. Quản lý các dự án lớn bằng cách chia thành các phần nhỏ và dễ quản lý hơn. Không ai dám tự nhận mình là “chuyên gia giải quyết chuyện lớn” và cũng không có người nào thuộc loại chỉ để làm chuyện nhỏ. Đừng choáng ngợp trước những dự án đồ sộ, hãy tách thành các tiểu dự án và sẽ thấy công việc đơn giản hơn.

7. Tập cho mình tính kỷ luật. Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ… dạo chơi.

8. Vất vả khi cần thiết, về sớm khi hết việc. Làm việc hì hục quanh năm ngày tháng không có gì đáng khen. Khi công việc quá nhiều thì có thể làm việc thâu đêm nhưng nếu thấy mình đã thực sự hoàn tất công việc thì cứ “thiên nhiên” mà đi về sớm một chút. Về sớm khi đã hết việc không phải là lỗi.
Sau khi đã làm tốt những bước trên đây thì có thể thực hiện các bước tiếp theo đây, đảm bảo rằng “cả nhà ta” có thể quản lý hữu hiệu quỹ thời gian của mình, và chỉ cần một khoảng thời gian hợp lý vẫn có thể đạt chất lượng công việc cao.

Các bước tiếp theo:

1. Dừng lại và suy nghĩ. Sau khi được giao viết về một chủ đề nào đó, hãy dừng lại một chút để xem đâu là cách tốt nhất để tiếp cận các nguồn tin và lấy được những thông tin “đắt” nhất. Có thể xuất phát chậm hơn đồng nghiệp các báo khác một chút nhưng tóm được nguồn tin tốt thì lại thành nhanh chân hơn, chứ cứ ào đi bất kể nơi nào mà gõ cửa xin tin thì… xin lỗi.

2. Xác định rõ ưu tiên. Lập một danh sách những việc cần làm để viết bài đó. Xác định ưu tiên trong danh sách về mức độ khó khăn và bắt đầu bằng công việc khó khăn nhất. Học cách xác định vấn đề nào là quan trọng để tập trung nhiều thời gian hơn, và cần phải mạnh dạn bỏ những vấn đề vụn, không cần thiết để bài đỡ rườm ra, bản thân cũng đỡ mất thời gian chạy loăng quăng.

3. Ghi rõ từng vấn đề cần câu trả lời. Phát triển một chiến lược rõ ràng với những câu hỏi quan trọng. Tin tức ở đây là gì, bối cảnh ra sao, ảnh hưởng thế nào và khía cạnh cong người của câu chuyện là gì?

4. Ghi lại ngay những suy nghĩ của mình. Nên có một cuốn sổ nhỏ trong túi. Nghĩ ra cái gì thì ghi lại ngay.

5. Gọi điện cho nguồn tin vào buổi sáng. Lý do rất đơn giản: có khả năng sẽ nhận được phúc đáp vào buổi trưa hoặc đầu giờ chiều. Nếu có thông tin ngay thì khỏi phải nói – tin xong sớm, nghỉ sớm.

6. Dành thời gian để trao đổi. Hãy trao đổi về cách thức làm việc của mình với một biên tập viên có kinh nghiệm. Họ có thể giúp đi đúng hướng, đỡ mất công chạy quanh.

Quản lý công việc quá bận rộn này để có thời gian tập trung vào các giá trị và ưu tiên khác trong cuộc sống không phải là việc đơn giản. Cần có thời gian để bỏ những thói quen xấu và thử những thói quen tốt hơn

Nguồn kynang